Moet je alle gasten persoonlijk bedanken op je feest?

Het hoeft niet, maar iets doen is beter dan niets. De meeste koppels kiezen voor een rondje langs de tafels tijdens het diner, of ze bedanken iedereen vanaf de microfoon en zoeken daarna gericht de mensen op die ze anders zouden missen. Wat je vooral wilt vermijden, is dat je aan het einde van de avond bedenkt dat je met twintig gasten geen woord hebt gewisseld. Dat is de spijt die koppels achteraf het vaakst noemen, niet de spijt over de bloemen.

De keuze hangt af van je aantal gasten en van je programma. Bij zestig gasten aan zeven tafels is een rondje goed te doen. Bij een Belgische receptie met driehonderd man wordt het een marathon die je halverwege opgeeft. Kijk dus eerst naar de rekensom, en pas daarna naar wat je gevoel zegt. Hieronder staat wat het aan tijd kost, wanneer het wel en niet werkt, en welke alternatieven net zo goed landen.

Wat kost een tafelrondje aan tijd?

Reken drie tot vijf minuten per tafel, en verdubbel dat getal. Bij tien tafels ben je op papier veertig minuten kwijt en in de praktijk anderhalf uur, want onderweg word je aangesproken, er wordt een foto gemaakt en iemand wil net dat verhaal vertellen.

Een paar rekenvoorbeelden:

• 60 gasten, 7 tafels: ongeveer 30 minuten op papier, reken op 50 tot 60 minuten.
• 120 gasten, 13 tafels: ongeveer 55 minuten op papier, reken op anderhalf tot twee uur.
• Rij schudden bij 250 gasten: bij 15 seconden per persoon ben je ruim een uur bezig, zonder pauze en zonder drankje.

Dat is precies waarom het rondje zo vaak uit de hand loopt: het staat nergens in het tijdschema, en dus eet het de tijd op van iets anders. Zet het er dus wél in, met een begin- en eindtijd. Hoe je dat opbouwt lees je in een tijdschema voor je trouwfeest opstellen.

Wanneer doe je het rondje, en wanneer beter niet?

Het beste moment is tijdens het diner, tussen twee gangen in. Iedereen zit, iedereen is compleet en niemand staat in een groepje waar je je in moet wringen. Spreek met je cateraar af dat de gangen even wachten tot je terug bent, of andersom: dat jullie eerst eten en het rondje tussen hoofdgerecht en dessert doen. Een cateraar die dit weet, houdt jullie borden warm.

Wanneer je het beter overslaat:

• Als je meer dan vijftien tafels hebt. Dan wordt het een verplichting in plaats van een gesprek.
• Als het diner strak zit met speeches, een act en een openingsdans. Er past niet alles in.
• Als jullie allebei het type zijn dat leegloopt van veel korte gesprekken. Dat is geen zwakte, dat is een reden om het anders te doen.

Doe je het wel, dan gelden drie regels: eet eerst, neem een glas mee, en spreek met je ceremoniemeester af dat die je na een vast aantal minuten wegtrekt bij een tafel. Zonder die schouderklop blijf je bij tafel drie hangen. Wat je nog meer aan die persoon kunt overlaten staat in een ceremoniemeester kiezen.

Welke alternatieven werken net zo goed?

Er zijn drie varianten die minder tijd kosten en vaak net zo goed aankomen.

• De rij na de ceremonie. Jullie staan bij de uitgang, iedereen komt langs. Bij honderd gasten kost dat 25 tot 35 minuten en het voelt voor gasten als een echt moment. Nadeel: het is kort en gehaast, dus het vervangt geen gesprek.
• Bedanken vanaf de microfoon, plus twintig gerichte gesprekken. Je noemt in je speech de groepen (de mensen die van ver kwamen, degenen die geholpen hebben, de familie) en maakt daarna een lijstje van twintig personen die je persoonlijk wilt spreken. Dat lijstje geef je aan je getuige, die je er de avond op wijst.
• Rondlopen bij de koffie of het dessertbuffet. Mensen staan dan toch op en jullie hoeven niet elke tafel af. Minder volledig, veel losser.

Wat in geen enkele variant werkt, is wachten tot de dansvloer open is. Vanaf dat moment is er muziek, is iedereen in beweging en zijn de gesprekken kort en luid. Wie je dan nog niet gesproken hebt, spreek je die avond niet meer.

Hoe verschilt dit tussen België en Nederland?

In België is de receptie vaak het grote onderdeel van de dag: tweehonderd tot vierhonderd gasten die komen feliciteren, gevolgd door een diner in kleinere kring. Daar is het handjes schudden bijna een vast onderdeel, en het loont om er echt tijd voor in te plannen: reken op een uur tot anderhalf uur, en zet twee mensen in die de rij op tempo houden. Hoe lang zo'n onderdeel duurt en hoe je het opbouwt staat in hoe lang duurt een receptie.

In Nederland is de splitsing tussen daggasten en avondgasten gebruikelijker. Daar werkt een andere aanpak: het tafelrondje bij het diner voor de daggasten, en bij binnenkomst van de avondgasten een half uur waarin jullie bewust bij de deur blijven staan. Zo dek je beide groepen af zonder twee keer hetzelfde te doen.

En dan de kaart achteraf. Een bedankkaart met foto kost al snel 1 tot 2 euro per stuk inclusief postzegel, dus bij honderdvijftig adressen zit je rond de 200 tot 300 euro. Dat is geen vervanging voor persoonlijk contact op de dag zelf, maar het is wel de plek voor de mensen die je die avond bent misgelopen.

Zo plan je het bedanken in

1. Tel je tafels en vermenigvuldig met vijf minuten. Verdubbel de uitkomst.
2. Zet dat blok met een begin- en eindtijd in je draaiboek en meld het aan je cateraar.
3. Maak een lijstje met twintig namen die je zeker persoonlijk wilt spreken.
4. Vraag je ceremoniemeester om je bij elke tafel op tijd los te maken.
5. Eet eerst, en neem een glas mee. Een bedankronde op een lege maag houdt niemand vol.