Wat serveer je bij het begin van het trouwfeest?

Bij het begin van je feest geef je iedere gast twee dingen in de hand: een drankje dat meteen klaarstaat en binnen tien minuten iets kleins te eten. Bubbels of een alcoholvrij alternatief werkt het best omdat het gelijk voelt voor iedereen, en reken op twee tot vier hapjes per persoon in dat eerste half uur. Zorg daarnaast altijd voor water, koffie en thee, want niet iedereen begint aan alcohol en een deel van je gasten heeft net een uur in de auto gezeten.

Waar het precies om vraagt hangt af van het moment en van de gewoonte. In België is de receptie vaak een volwaardig onderdeel van anderhalf tot tweeënhalf uur, met een ruim hapjesbuffet en soms al een walking dinner. In Nederland is de borrel na de ceremonie meestal korter en volgt het echte eten later op de avond. Zit je daar tussenin, bijvoorbeeld met Belgische en Nederlandse gasten door elkaar, kies dan voor het ruimere Belgische model: te weinig eten valt altijd meer op dan te veel.

Wat schenk je bij de ontvangst?

Een welkomstdrankje moet aan drie eisen voldoen: het staat al ingeschonken klaar, iedereen kan het drinken, en het is niet zo zoet dat je er na één glas genoeg van hebt. Een bruisende wijn doet dat het best. Cava, prosecco of crémant kost bij inkoop meestal 6 tot 12 euro per fles en levert zes tot zeven glazen op. Reken op anderhalf glas per gast voor de ontvangst zelf.

Zet er altijd een gelijkwaardig alcoholvrij alternatief naast, in hetzelfde glas. Alcoholvrije bubbels, appelsap met vlierbloesem en bruiswater, of een huisgemaakte limonade met munt doen het goed en kosten weinig. Wie iets persoonlijks wil, kiest één eigen drankje met een naam eraan, bijvoorbeeld de gin die jullie thuis drinken of de aperitief van de streek waar jullie elkaar leerden kennen. Bij een ontvangst in de winter is warme chocolademelk of een kruidige warme wijn buiten meer waard dan welk bubbeltje ook.

Hoeveel hapjes reken je per persoon?

Dat hangt af van hoe lang de ontvangst duurt en wat erna komt. Twee vuistregels die in de praktijk kloppen:

• Korte borrel van drie kwartier tot een uur, met een diner erna: drie tot vijf hapjes per persoon.
• Belgische receptie van twee uur, met daarna een diner: acht tot twaalf hapjes per persoon.
• Receptie die het diner vervangt, bijvoorbeeld een walking dinner: vijftien tot twintig stuks per persoon, verdeeld over koude, warme en zoete gangen.

Bij een cateraar kost een hapje meestal 1,20 tot 3,50 euro per stuk, afhankelijk van of het een blokje kaas of een lepel met gerookte zalm is. Voor honderd gasten en tien hapjes per persoon zit je dus al snel tussen de 1.200 en 2.500 euro alleen voor de receptie. Laat rondgaande hapjes afwisselen met een vast buffet, dan hoeft niemand te wachten tot er iemand langsloopt. Hoeveel er in totaal op tafel moet komen, reken je door met hoeveelheid eten voor je bruiloft berekenen.

Wat serveer je op een ochtend of een middag?

Het tijdstip stuurt de keuze meer dan de stijl van je feest. Bij een ontvangst rond elf uur past koffie, thee en iets zoets: taart, mini-gebakjes, een yoghurtje met granola. Bubbels mogen erbij, maar niet als enige optie, want een deel van je gasten drinkt om die tijd nog niets. Rond drie uur 's middags is een glas bubbels of een licht aperitief het meest logisch, met hartige hapjes erbij.

Begint je feest pas om zeven uur 's avonds, dan komen mensen hongerig binnen. Zet dan meteen iets stevigers klaar, bijvoorbeeld een plank met brood, olijven en kaas of een soepje in een kopje. Anders drinkt je gezelschap op een lege maag en merk je dat aan het einde van de avond. Duurt jouw ontvangst langer dan je denkt, dan helpt het overzicht in hoe lang duurt een receptie.

Hoe voorkom je dat gasten hongerig of dronken binnenkomen?

Eten voor drinken is de simpelste regel. Laat de eerste ronde hapjes rondgaan voordat de tweede ronde drank komt, en zet water op elke statafel in plaats van alleen aan de bar. Zet het alcoholvrije aanbod zichtbaar naast het gewone, zodat niemand ernaar hoeft te vragen. Wie zwanger is, rijdt of niet drinkt, wil niet de hele avond met een glas cola in de hand staan omdat er niets anders was.

Kijk ook naar de bediening. Eén medewerker per vijfentwintig tot dertig gasten is bij een receptie gebruikelijk, en met minder personeel staat er meteen een rij aan de bar. Vraag je locatie hoeveel mensen ze inzetten en wat een extra kracht kost, want dat is een van de goedkoopste manieren om de sfeer op peil te houden. Op het portaal vind je per provincie cateraars en traiteurs die met dit soort formules werken.

Wat kost het en waar kun je besparen?

Voor drank en hapjes tijdens de ontvangst kom je meestal uit op 8 tot 20 euro per gast, afhankelijk van hoe lang het duurt en wat je schenkt. Dat is een van de weinige posten waar je met eigen inkoop echt geld bespaart, mits je locatie dat toestaat. Vraag ernaar, en vraag meteen naar het kurkgeld of stopgeld: veel zalen rekenen dan 5 tot 15 euro per fles die je zelf meebrengt.

De tweede besparing zit in de vorm. Eén goed gekozen bubbel is beter dan een volledige bar met wijn, bier en sterk, en scheelt zowel inkoop als personeel. Beperk de ontvangst tot maximaal anderhalf uur als er een diner volgt, want daarna gaat het drankverbruik omhoog terwijl de honger blijft. Of je beter afkoopt of op nacalculatie werkt, staat in drank afkopen of nacalculatie.

Zo pak je het aan:

1. Bepaal het tijdstip en de duur van de ontvangst, dat stuurt alles.
2. Kies één bubbel, één alcoholvrij alternatief en zorg voor water, koffie en thee.
3. Reken drie tot vijf hapjes per persoon bij een korte borrel, acht tot twaalf bij een receptie.
4. Vraag naar het aantal bedienden en naar het kurkgeld bij eigen inkoop.
5. Laat de eerste hapjes rondgaan voor de tweede ronde drank komt.