Wat kost een cocktailbar op je trouwfeest?

De prijs van een cocktailbar op je bruiloft wordt bepaald door het aantal gasten, het aantal uren dat de bar open is, het aantal cocktails op de kaart en de vraag of de drank in de prijs zit. De meeste mobiele cocktailbars rekenen met een pakket per persoon voor een vast aantal uren, of met een vast bedrag voor de bar en bartenders plus de drank op basis van verbruik. Vraag daarom altijd wat er precies in een offerte zit voor je bedragen vergelijkt.

Een cocktailbar komt bijna altijd bovenop de gewone drank. Jullie locatie schenkt dan bier, wijn en frisdrank, en de cocktailbar staat er een paar uur naast. Dat betekent dat je twee drankrekeningen hebt die elkaar raken. Hoe die verhouding ligt, en of de zaal een externe bar toelaat, bepaalt voor een groot deel of een cocktailbar bij jullie budget past.

Hoe stelt een cocktailbar zijn prijs samen?

Bijna elke offerte bestaat uit dezelfde bouwstenen. Hoe ze verpakt worden, verschilt per bedrijf.

• De bar zelf: de mobiele toog, verlichting, ijsmachine of ijs, glazen en materiaal.
• Bartenders: meestal per uur of per dagdeel gerekend. Meer gasten betekent meer bartenders, anders wordt de rij te lang.
• Drank en ingrediënten: sterke drank, siropen, vers fruit, kruiden. Soms in een pakket per persoon, soms op basis van wat er geschonken is.
• Reiskosten en opbouw: een vergoeding voor de afstand en de tijd om op te bouwen en af te breken.
• Extra's: een cocktailworkshop voor de daggasten, een eigen signature cocktail met jullie namen, een alcoholvrije kaart.

Let goed op het verschil tussen een pakket met onbeperkt schenken en een prijs per cocktail. Bij onbeperkt weet je vooraf waar je staat. Bij betalen per cocktail kun je verrast worden, zeker als de avond goed loopt.

Welke vragen stel je voor je tekent?

Een paar vragen maken offertes vergelijkbaar en voorkomen discussie achteraf:

1. Hoeveel uur is de bar open, en wat kost een uur extra?
2. Is de drank inbegrepen, en zo ja, welke soorten en merken?
3. Hoeveel cocktails staan er op de kaart, en zit er een alcoholvrije variant bij?
4. Hoeveel bartenders komen er voor ons aantal gasten?
5. Wat is inbegrepen aan glazen, ijs en materiaal?
6. Wat zijn de reiskosten en is er een minimumbedrag?
7. Zijn de prijzen inclusief btw?
8. Wat gebeurt er bij annulering of als er minder gasten komen?

Leg de antwoorden van drie bars naast elkaar. Pas dan zie je welke echt goedkoper is.

Kijk ook naar het moment waarop de bar opengaat. Een bar die al bij de receptie staat, draait meer uren en schenkt aan meer gasten dan een bar die pas na het diner opent. Veel koppels kiezen daarom voor een kort blok van twee of drie uur op het feest, wanneer de dansvloer vol staat. Dat houdt de kosten beter in de hand.

Wat betekent een cocktailbar voor je totale drankbudget?

Een cocktailbar vervangt zelden de gewone drank. Gasten die liever een pintje of een glas wijn drinken, blijven dat doen. De bar komt er dus bij. Ter oriëntatie: in onze budgettools rekenen we in Nederland met dertig tot zestig euro per avondgast, eten en drinken samen. Een cocktailbar die een paar uur draait, schuift dat bedrag per gast omhoog.

Hoe de gewone drank wordt afgerekend, maakt ook uit. Wie drank op nacalculatie heeft, betaalt bij de locatie minder als gasten naar de cocktailbar lopen. Wie drank afkoopt, betaalt die al vooraf en ziet daar geen besparing. Het verschil tussen die twee lees je in ons stuk over drank afkopen of nacalculatie. Welke drank je verder op het feest zet, staat in welke drank op je trouwfeest.

Mag je een externe cocktailbar meebrengen?

Niet overal. Veel zalen verdienen een belangrijk deel van hun omzet aan drank en laten geen externe bar toe, of rekenen een vergoeding per gast of per fles. Andere locaties zijn juist ingesteld op externe partijen. Vraag het bij de bezichtiging en laat het in het contract opnemen, met eventuele kosten erbij.

Een paar praktische punten om af te spreken:

• Is er stroom en water dicht bij de plek waar de bar komt?
• Wie levert ijs, en is er een vriezer?
• Mag de bar tot het einde van het feest blijven, of sluit hij eerder?
• Wie is verantwoordelijk voor het schenken aan gasten die genoeg gehad hebben?

Hoe hou je het verantwoord?

Cocktails zijn sterker dan een pintje, en ze gaan vlot naar binnen. Daar mag je over nadenken, zeker als er gasten met de auto zijn. Spreek met de bar af dat er altijd een paar mocktails op de kaart staan die net zo mooi geserveerd worden. Overweeg de bar een of twee uur voor het einde te sluiten en daarna alleen nog bier, wijn en frisdrank te schenken.

In België wordt de BOB-gedachte breed gedragen, en in Nederland is de Bob net zo bekend. Hoe je ervoor zorgt dat iedereen veilig thuiskomt, lees je in ons stuk over vervoer na het trouwfeest.

Hoe zet je het in je budget?

Een cocktailbar is een keuze, geen noodzaak. Wil je hem graag, geef hem dan een eigen regel in je budgetplanner en zet er een buffer bij voor extra uren of een hoger verbruik dan verwacht. In onze tools rekenen we met een buffer van vijf tot tien procent op het totaal, en bij drank is die buffer geen overbodige luxe.

Stappenplan cocktailbar

1. Vraag bij jullie locatie of een externe bar mag en wat dat kost.
2. Bepaal hoeveel uur de bar open moet en voor welke gasten.
3. Kies tussen onbeperkt schenken en betalen per cocktail.
4. Vraag drie offertes met dezelfde uren en hetzelfde aantal gasten.
5. Spreek alcoholvrije opties en een sluitingstijd af.
6. Leg alles vast in een contract, inclusief annulering en btw.
7. Zet het tijdstip en de contactpersoon in jullie draaiboek.